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Proyectos: ¿Usar comunicación oral o escrita?

Luis Fernando Alarcón

Escrito por Luis Fernando Alarcón Ph.D Berkeley, EE.UU.

Es un verdadero dilema cuando se está trabajando en proyectos. La jefatura debe saber usar el buen criterio para decir cuál es la apropiada, según la situación.

La comunicación puede definirse como el conjunto de mecanismos mediante los cuales pueden transmitirse ideas, sentimientos, opiniones, informaciones e instrucciones de una persona a otra.

Las organizaciones, al estar constituidas por individuos deben comunicarse efectivamente para alcanzar los objetivos de manera exitosa. La eficiencia de la organización dependerá en gran medida, de la eficiencia de la red de comunicación que maneje, en cuanto a calidad y oportunidad de las informaciones.

En la actualidad, en la industria AIC (Arquitectura, ingeniería y construcción) es común que los flujos de comunicación sean más complejos y deficientes, en la medida en que la industria se comporta de manera más fragmentada o crecen las organizaciones (ver más aquí). La situación de las empresas de esta industria se puede caracterizar por las siguientes situaciones:

• Flujos de comunicación inexistentes o ineficaces entre los departamentos de las empresas.

• Predominio de comunicación informal e incluso de intuición en las relaciones verticales.

• Problemas de comunicación al interior de proyectos, debido a la escasez de estructuras organizacionales claras y definidas.

• Falta de comunicación de los objetivos corporativos en todos los niveles.

• Falta de políticas establecidas de flujos comunicacionales al interior de la empresa.

Esta situación puede traer consecuencias importantes en la moral de los empleados, pérdidas de profesionales clave, entre otras, ya que desafortunadamente puede afectar en los distintos planos de la comunicación (intrapersonal, interpersonal y organizacional) los “ruidos” que la impiden o la dificultan.

¿Escrita u oral?

Dentro de los diferentes tipos de comunicaciones esta la verbal, la que utiliza la palabra oral o escrita. La oral es la más frecuente en la vida diaria y en las organizaciones. En ella es frecuente reforzar el mensaje que se envía mediante recursos no verbales (ver más).

Por otro lado, la comunicación escrita es de vital importancia en una organización, ya que sirve para precisar políticas, dar instrucciones y enviar mensajes. Estos tipos de comunicación tienen sus ventajas y desventajas en el campo laboral. Todo jefe de proyectos debe usar el buen criterio para identificar en cuáles ocasiones utilizar comunicación oral, escrita o ambas.

La comunicación oral tiene ventajas y desventajas. Por un lado, es rápida, la retroalimentación es inmediata, eliminando tiempos de latencias, se pueden incorporar gestos, expresiones faciales e inflexiones de voz que ayudan a entender mejor el mensaje. Y por otro, no siempre ahorra tiempo, puede ser costosa, puede ser tergiversada o mal entendida, y no deja huellas ni pruebas de que existió.

Y la comunicación escrita también tiene ventajas y desventajas. Provee registros, referencias y defensas legales; se pueden enviar mensajes cuidando la forma de trasmitirlo incluso a audiencia numerosa, promueve uniformidad de políticas y procedimientos y mejora el grado de retención del receptor.

Y por el contrario, también puede representar gran cantidad de papeles (y desde el punto de vista sustentable es muy cuestionado actualmente), puede ser divulgada y mal utilizada, pueden estar mal expresados los mensajes, son impersonales, es una comunicación lenta que puede promover las latencias de respuestas y retroalimentación.

Para concluir, una red de comunicación efectiva incorpora coherencia y coordinación en el conjunto de unidades que conforman las organizaciones; el conocimiento de los mecanismos que utiliza la comunicación facilita el logro de este objetivo.

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