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¿Qué aporta la Colaboración Extrema (XC) en el diseño de proyectos?

Luis Fernando Alarcón

Escrito por Luis Fernando Alarcón Ph.D Berkeley, EE.UU.

La Colaboración Extrema (XC) puede acortar dramáticamente los plazos de diseño y hacer muy eficiente el proceso y sus resultados.

A mediados de los años 90, la NASA formó un equipo de diseño de proyectos avanzados denominado el Team X cuyo objetivo era mejorar los plazos y la calidad de las propuestas de misiones espaciales.

Esto se realizó mediante una combinación de dos factores: un equipo estable de ingenieros expertos y el uso intensivo de tecnologías de la información, principalmente software. Así se dio origen a lo que se denomina “colaboración extrema” en proyectos (XC).

Nuevo modelo organizacional

XC propone un nuevo modelo organizacional para el trabajo en proyectos, el que requiere de un lugar físico que permita un soporte tecnológico de hardware, datos, software y un modelo de red humana altamente interactiva que permite acelerar el desarrollo de los diseños de los proyectos desde varios meses a solo unos pocos días.

Este modelo ha sido adaptado a otros tipos de proyectos logrando resultados sorprendentes. La universidad de Stanford adaptó esta metodología para su uso en proyectos de ingeniería y construcción de forma que en solo dos horas, integrantes de un equipo multidisciplinario completaran un modelo en 3D, programa de ejecución, modelo en 4D, análisis de riesgo, análisis de opciones de construcción, organigrama, etc.

En Chile

En Chile, un equipo multidisciplinario de académicos de la UC experimentó con el uso de esta metodología en proyectos locales con la meta de acortar plazos de meses a días en la etapa de diseño de proyectos. Los primeros resultados de la experiencia inicial fueron los que se señalan en la tabla:

Tabla 1. Resultado del uso de la colaboración extrema
Aspectos Positivos de su Aplicación
Comentarios generales
  • Es una metodología inteligente, efectiva, sirve y es necesaria.
  • Su uso excedió las expectativas.
  • Ayuda a internalizar el proyecto.
  • Facilita la recolección de información para uso futuro.
  • Permite determinar claramente hitos de trabajo.
Nivel y valor de la interacción entre especialistas
  • Permite una buena interacción entre los participantes durante el trabajo.
  • Permite generar valor mediante el intercambio de información entre expertos.
Equipo de trabajo
  • Es una buena metodología para el trabajo en equipo.
  • Mejora la coordinación y la comunicación.
  • Todos son informados e involucrados en las decisiones y se estimula el debate.
  • El equipo se preocupa por las actividades y se observan resultados.
  • Se conoce a personas de otras áreas.
  • Facilita el cambio de actitudes, es más fácil aceptar una posición diferente.
Sistemas de soporte y empleo de modelos (software)
  • La modelación reduce el tiempo de trabajo.
  • Los modelos permiten dinamizar los cálculos.
  • Los modelos son una buena herramienta para evaluar los diseños de una forma técnica y evitar la especulación.

Ambiente especialmente acondicionado

Un aspecto muy importante del uso de este concepto es que requiere para su aplicación el uso de un ambiente especialmente acondicionado que permite la interacción estrecha de software, hardware y el equipo de especialistas, evolucionado a partir del concepto de Extreme Collaboration.

Este ambiente es un centro de control o de comando que permite la interacción y se denomina I-Room. El hardware involucrado es de tipo comercial y actualmente está disponible en los proyectos. En relación al software, se emplean además de los programas habituales como BIM, programación, planillas de cálculo, etc., programas para lograr la interacción del software comercial.

En la práctica, la aplicación de esta metodología puede acortar dramáticamente los plazos de diseño. Y hacer muy eficiente el proceso y sus resultados. Solo falta que nos atrevamos a desarrollarlo a fondo.

Lee aquí un artículo sobre el uso de comunicación oral y escrita en los proyectos. 

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