Buscar temas

Matriz de responsabilidades: Saber qué, cuándo y quién está a cargo, evita muchos conflictos Tema del Curso: Gestión Estratégica de Contratos

matriz de responsabilidades

La matriz de responsabilidades es una importante herramienta de gestión contractual, que debe implementarse para los contratos de construcción.

La matriz establece en forma clara (esquemática) cada una de las actividades o tareas a realizar y el plazo correspondiente, por cada participante del trabajo, ya sea propietario (mandante), contratista, proyectista, inspector u otro.

No considerar una tarea y no asignarle un responsable podría ser necesariamente fuente de conflicto durante el desarrollo del contrato.

Cada tarea debe tener un responsable único, el cual debe desarrollarla en el plazo comprometido y de acuerdo al alcance de trabajo especificado. Si por algún motivo la tarea necesita la participación de dos partes, entonces se debe explicitar qué parte de la tarea será hecha por cada una.

La matriz tendrá todas las actividades descritas con duración y fecha en el programa de trabajo, como son: la entrega de proyectos, la entrega de suministros y la ejecución de las actividades de construcción.

También serán tareas, el suministrar un material o un equipo, obtener un permiso, limpiar un área de trabajo, y en general cualquier actividad necesaria para que el contrato se cumpla y la obra se materialice.

La primera versión de la matriz debe ser revisada por las partes en la reunión de partida del contrato. En esta se verá también cómo debe modificarse el programa de trabajo presentado por el contratista en su oferta, debido a los cambios generados en la adjudicación del contrato y las últimas novedades informadas por el mandante.

No reemplaza al programa de trabajo

El programa de trabajo no es reemplazado por la matriz, debiendo ser compatibles en todo momento (si hay diferencias deben ser explicadas).

Tan importante como establecer la matriz de responsabilidades de cada una de la partes del contrato, es su revisión periódica. Esto debe ser hecho mensualmente en la mayoría de los casos, participando todas las partes involucradas, para tratar los siguientes temas: a) revisión del cumplimiento del programa, b) reprogramaciones, c) mayores obras, d) obras extras, e) definición de planes de aceleración, f) compensaciones presupuestarias, etc.

Esta revisión y actualización de la matriz debe explicar las diferencias en el plazo y/o costo, entre lo que dice el contrato y lo que realmente sucede en terreno, teniéndose claridad en las causas de la desviación.

Esto es muy útil cuando se presentan casos extremos de importantes mayores obras, a ejecutar en el mismo plazo o casos similares.

Con el uso de esta matriz y su revisión es imposible la autodefinición del alcance de los trabajos por parte del contratista y subcontratistas, debido a la poca atención a los documentos contractuales y especialmente al contrato. Ello evita los graves desajustes posteriores que no pueden ser reconocidos por el propietario.

El uso de la matriz de responsabilidades es de uso habitual en contratos de construcción en Europa y Norte América, con la sigla RAM, responsibility allocation matrix, que es una planilla típica de administración matriz RACI (responsible, accountable, consulted, informed), donde cada tarea debe tener necesariamente: encargado, responsable, consultado e informado.

A modo de ejemplo, observe esta matriz de responsabilidades, en una versión muy sencilla.

Matriz de responsabilidades del contrato

Revisión: 5       Fecha: 17.10.2016
Plazo: a contar desde fecha entrega terreno 16.05.2016
Reunión de partida: 18.05.2016

Actividad Mandante Proyectista Constructor Plazo (días) Observaciones
Permisos X Ok Cumplido
Mecánica de suelos X Ok Cumplido
Ingeniería X Ok Cumplido
Seguros X Ok Cumplido
Garantías del contrato X Ok Cumplido
Suministro equipos 1 X 135
Suministro equipos 2 X 260
Obras civiles X 185
Instalaciones X 320
Pruebas X 360 Con proveedor
Puesta en marcha X 405 Apoyo const.
Recepción X 770
Fuente: Elaboración propia

 

Este artículo fue uno de los más leídos en claseejecutiva.emol.com durante 2017. ¡En marzo sumaremos nuevos contenidos de los Diplomados de Clase Ejecutiva UC!

 1 comentario

Otros artículos de Dante Bacigalupo

Déjanos tu comentario

  • Gonzalo Vallejos Campbell

    En algunos casos, estimo que la matriz podría inclusive ser más relevante en el avance de la obra que el propio contrato, ya que ella (la matriz), puede ser modificada casi en cualquier momento a diferencia del contrato, el cual requiere una vuelta extremadamente larga para su actualización. El dinamismo de la primera (matriz) respecto al contrato, hace que esta sea más práctica en el día a día que el propio contrato, pese a que carece de condiciones vinculantes ni obedece a normas legales específicas. Interesante artículo. Saludos.

volver al inicio
X